Ein Beitrag vom Entwurf bis in den Feed: ein Workflow für die Kundenfreigabe, Schritt für Schritt

Ein Freigabeprozess für Social Media hat in SPREVA zwei Personen und drei Buttons. Der Autor schreibt einen Beitrag, wählt seine Zeit und drückt auf „Zur Prüfung schicken“. Der Kunde öffnet eine E-Mail, sieht den Beitrag so, wie das Netzwerk ihn zeigen wird, und drückt auf „Freigeben“, das ihn plant, oder auf „Änderungen anfordern“, das ihn mit einer Notiz zurückschickt. Ein Beitrag, den niemand freigibt, wird nicht gesendet, und jedes Ja hinterlässt ein Protokoll.

Tiago leitet die Agentur und richtet das einmal pro Kunde ein. Unter Team lädt er Ana, die Inhaberin der Bäckerei, als Prüfer ein: ohne Teamplatz, ohne Passwort und ohne etwas vom Workspace außer den Beiträgen, die ihr geschickt werden. Wie die Einladung auf ihrer Seite aussieht.

Dann entscheidet er, ob die Freigabe die Regel ist. Ist „Beiträge brauchen eine Freigabe, bevor sie rausgehen“ unter Einstellungen, Allgemein aktiviert, geht jeder Beitrag zur Prüfung, und nur ein Inhaber oder Administrator kann sie überspringen, was festgehalten wird. Was die Regel für jede Rolle ändert.

Am Samstag verkauft die Bäckerei auf dem Herbstmarkt ihre ersten Kürbisbrote. Am Montag schreibt Marta den Beitrag, der die Leute dorthin bringen soll, und er soll am Donnerstag um 8 Uhr rausgehen:

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   Marta schreibt den Text, fügt das Foto hinzu, wählt Instagram und Facebook der Bäckerei aus und legt Donnerstag, 8 Uhr fest.

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   Marta drückt auf „Zur Prüfung schicken“. Der Beitrag wartet, markiert als „In Prüfung“; noch ist nichts geplant.

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   SPREVA wartet etwa eine Viertelstunde, falls weitere Beiträge folgen, und schickt Ana dann eine einzige E-Mail mit allem, was wartet. Der Link darin meldet sie direkt an.

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   Ana öffnet sie zwischen zwei Backgängen auf dem Handy und sieht den Beitrag so, wie jedes Netzwerk ihn zeigen wird, mit dem ganzen Text.

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   Ana drückt auf „Freigeben“. Der Beitrag wird für Donnerstag, 8 Uhr geplant, die Zeit, die Marta gewählt hat, und Marta sieht ihn als freigegeben.

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   SPREVA veröffentlicht ihn am Donnerstag um 8 Uhr, und die Freigabe bleibt als Protokoll beim Beitrag.

Zähl mit, wie oft gedrückt wurde. Außer dem Schreiben hat Marta eine Zeit gewählt und auf „Zur Prüfung schicken“ gedrückt. Ana hat eine E-Mail geöffnet und auf „Freigeben“ gedrückt. Den Rest hat SPREVA erledigt.

Jetzt die andere Antwort. Im Text steht, dass der Markt um neun öffnet; er öffnet um zehn. Ana drückt auf „Änderungen anfordern“ und schreibt: „Der Markt öffnet um zehn.“ Eine Notiz ist Pflicht, und der Beitrag geht als Entwurf mit der Notiz an Marta zurück.

Marta korrigiert den Text und schickt den Beitrag erneut, ihre Zeit ist schon eingetragen. Ana sieht, was sich seit ihrer Notiz geändert hat, und gibt frei. Die Runde hat eine Notiz und ein weiteres „Zur Prüfung schicken“ gekostet, alles am Beitrag, nicht im Chat.

Öffnet Ana die E-Mail nie, erreicht sie am Mittwochmorgen eine Erinnerung, und Marta kann sie vom Beitrag aus erinnern. Kommt Donnerstag, 8 Uhr, ohne ein Ja, wird der Beitrag nicht gesendet: Er wird wieder ein Entwurf, und Marta erfährt es. Was du mit einem Kunden über Fristen vereinbarst.

Ändert Marta den Text nach dem Ja, geht der Beitrag zurück an Ana und behält seine Zeit; „Rückgängig“ holt die freigegebene Version und die Freigabe zurück. Wer nur die Zeit verschiebt, behält das Ja, und die Verschiebung wird festgehalten. Was das Protokoll einer Freigabe festhält.

Der übliche Freigabeprozess mit Kunden ist ein Screenshot im Chat und ein Ja, das man später wiederfinden muss. Ein Freigabeprozess für Inhalte direkt am Beitrag ändert vier Dinge:

• Den Kunden hinzuzufügen kostet nichts. Kein Teamplatz, kein Passwort, kein Tool, das er lernen muss.
• Nichts geht raus, was niemand freigegeben hat. Ist eine Freigabe verlangt, geht ein Beitrag ohne Ja zu seinem Termin zurück zu den Entwürfen, nicht in den Feed.
• Die Antwort steht am Beitrag. Das Ja, die Notiz und die Korrektur sind dort, wo die nächste Person sie findet, nicht im Chat von irgendwem.
• Danach gibt es ein Protokoll. Wer freigegeben hat, wann und welche Version genau, bereit zum Drucken.

Für Ana kommen die Beiträge von der Agentur: In den Tarifen Pro und Business stehen deren Name und Logo auf allem, was sie sieht. Und gehört ihr auch das Café nebenan, hat sie trotzdem nur einen Posteingang, mit den Beiträgen jeder Firma unter deren eigenem Namen.

Lade einen Kunden als Prüfer ein, schreib einen echten Beitrag, wähl seine Zeit und drück auf „Zur Prüfung schicken“. Prüfer sind in jedem Tarif kostenlos, bis zu 25 pro Workspace, und jeder Tarif beginnt mit einer Testphase von 7 Tagen. So funktioniert die Kundenfreigabe.