„Das habe ich so nicht freigegeben“: was du dem Kunden zeigst

Bestreitet ein Kunde einen Beitrag, reicht der Nachweis nicht, dass er irgendetwas freigegeben hat: Du brauchst den Nachweis, dass er genau das freigegeben hat. Ein Protokoll, das sich aufzubewahren lohnt, nennt, wer freigegeben hat, wann und welche Version genau, und sagt, ob sich der Beitrag danach geändert hat. In SPREVA hinterlässt jede Freigabe dieses Protokoll von selbst, in dem Moment, in dem der Kunde auf „Freigeben“ drückt. Es lässt sich drucken oder als PDF speichern, und eine CSV-Datei sammelt die Entscheidungen eines Zeitraums.

Die meisten Freigaben sind eine Antwort im Chat: ein Daumen hoch unter einem Screenshot, „sieht gut aus“ unter einem Entwurf, „kann raus“ am Ende eines Anrufs. Jede ist echt, und jede ist auf dieselbe Weise schwach: Sie sagt nicht, auf welche Version sie antwortet. Der Screenshot entstand, bevor der Preis korrigiert wurde; im Anruf ging es um vier Beiträge auf einmal.

Sie sagt auch nicht immer, wer: In einem Gruppenchat ist die Person, die geantwortet hat, vielleicht nicht die, die entscheidet. Und einen Monat später heißt sie wiederfinden scrollen, während der Kunde wartet.

Egal, welches Tool du nutzt: Eine Freigabe, die es wert ist, aufbewahrt zu werden, beantwortet vier Fragen, ohne dass sich jemand erinnern muss:

• Wer. Eine Person mit Namen, mit der E-Mail-Adresse, die sie an diesem Tag hatte, kein Spitzname im Chat.
• Wann. Der Moment der Freigabe, in einer Zeitzone, die beide Seiten gleich lesen.
• Was genau. Der Text für jedes Konto, die Bilder und die Konten, wie sie in diesem Moment waren, und ob sich danach etwas davon geändert hat.
• Was vorher war. Frühere Runden und die Notizen, die Änderungen angefordert haben, damit sich das Ja im Zusammenhang lesen lässt.

In SPREVA erstellt die Freigabe dieses Protokoll selbst: Name und E-Mail des Kunden, wie sie an diesem Tag sind, die Zeit und eine Kopie dessen, was ihm genau gezeigt wurde, mit seinem Fingerabdruck, einem SHA-256, der sich schon ändern würde, wenn sich ein einziges Wort, eine Datei oder ein Konto ändert. Frühere Runden bleiben dabei, mit ihren Notizen.

Beiträge ändern sich nach der Freigabe: ein Tippfehler, ein Preis, ein besseres Foto. In SPREVA geht ein freigegebener Beitrag zurück in die Prüfung, wenn sich Text, ein Bild oder die Konten ändern, und er behält seine Zeit. War die Änderung ein Versehen, holt „Rückgängig“ die freigegebene Version und die Freigabe zurück.

Nur die Zeit zu verschieben ist etwas anderes: Der Beitrag ist immer noch der freigegebene, also wird er nicht erneut geprüft. Die Verschiebung steht im Protokoll, mit der Person, die sie gemacht hat, und der Kunde sieht sie am Beitrag.

Jeder freigegebene Beitrag hat auf seiner Seite ein Freigabeprotokoll, gemacht zum Drucken: der Beitrag, wie er freigegeben wurde, wann er geplant war und veröffentlicht wurde, wer freigegeben hat und mit welcher E-Mail an diesem Tag, der Moment in UTC und in der Zeitzone des Workspace, die Version mit ihrem Fingerabdruck und die früheren Runden. Der Browser druckt es oder speichert es als PDF.

Für einen Zeitraum liefert „Freigaben exportieren“ unter Beiträge eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Entscheidung: wer freigegeben oder Änderungen angefordert hat, wann und für welche Version, für einen Datumsbereich und, wenn du willst, eine Kampagne. Das ist die Datei, die du an einen Monatsbericht hängst.

Ein Protokoll ist keine Waffe, und der Kunde, der „Das habe ich so nicht freigegeben“ schreibt, ist meist besorgt, nicht feindselig. Öffne das Protokoll, bevor du antwortest: Entweder ging der Beitrag so raus, wie er freigegeben wurde, oder er hat sich danach geändert, und beides lässt sich mit dem Protokoll leichter besprechen als aus dem Gedächtnis.

Ging er so raus, wie er freigegeben wurde, sag das klar, häng das Protokoll an und biete an, was du jetzt tun kannst:

Hat er sich nach der Freigabe geändert, sag auch das und was du künftig anders machst. Ein Protokoll deckt einen Fehler deines eigenen Teams genauso bereitwillig auf, wie es zeigt, was der Kunde freigegeben hat.

Lade einen Kunden als Prüfer ein, schick ihm einen Beitrag und öffne dessen Freigabeprotokoll, sobald er ihn freigibt. Prüfer sind in jedem Tarif kostenlos, bis zu 25 pro Workspace, und jeder Tarif beginnt mit einer Testphase von 7 Tagen. So funktioniert die Kundenfreigabe.