So betreust du Social Media für mehrere Kunden, ohne beim falschen zu posten

Gib jedem Kunden einen Workspace. Ein Workspace enthält die Konten, Medien, Warteschlangen, Zeitzone, Personen und Freigabe-Einstellung dieses Kunden, und ein Beitrag kann nur die Konten und Medien des Workspace nutzen, in dem er geschrieben wird. Zwischen Kunden wechselst du über die Seitenleiste oder die Befehlspalette, mit einem einzigen Login. Jeder Kunde gibt als kostenloser Prüfer frei, und jeder Workspace hat seinen eigenen Tarif, also kann der Tarif eines Kunden diesem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Selten ist es ein großer Fehler. Es ist ein kleiner, an einem Ort, an dem alles vermischt ist:

• Eine lange Liste von Konten. Die Profile aller Kunden in derselben Auswahl, zwei davon mit fast demselben Namen, und das falsche nur einen Klick entfernt.
• Ein gemeinsamer Bilderordner. Das Croissant der Bäckerei und das Croissant des Cafés sehen als Vorschaubild gleich aus.
• Eine Uhr für alle. Ein Kunde in Lissabon und einer in São Paulo, und ein Beitrag, der um 9 Uhr rausgeht, wo noch niemand wach ist.
• Alle sehen alles. Ein Freelancer, der für einen Kunden gebucht wurde, kann alle acht öffnen.

Sorgfalt hilft, aber Wände helfen mehr. Die Lösung ist, jeden Kunden zu einem eigenen Ort zu machen, damit das falsche Konto gar nicht erst in der Liste steht.

In SPREVA ist ein Kunde ein Workspace. Leg mit „Neuer Workspace“ im Workspace-Menü der Seitenleiste einen pro Kunde an, und jeder startet leer: eigene verbundene Konten, eigene Medienbibliothek, eigene Warteschlangen und Kampagnen, eigene Zeitzone und eigenes Brand Kit.

Die Wände sind echt. Wenn ein Beitrag gespeichert wird, bleibt ein Konto oder eine Datei aus einem anderen Workspace außen vor, also kann das Foto der Bäckerei nicht auf der Seite des Zahnarztes landen, auch nicht aus Versehen. Der Name des Workspace steht oben in der Seitenleiste und am Anfang des Navigationspfads, also weißt du immer, wessen Woche du gerade ansiehst.

Wechseln geht mit einem Klick in der Seitenleiste oder mit ⌘K und „Zu … wechseln“ mit dem Namen des Kunden. Jede Warteschlange behält ihre eigenen Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone, also heißt „werktags um 8:30 Uhr“ 8:30 Uhr dort, wo die Kundschaft dieses Kunden ist.

Personen werden in einen Workspace eingeladen, nicht in die Agentur, also sieht jede nur die Kunden, an denen sie arbeitet. Ein Freelancer, der für zwei Kunden schreibt, ist Mitglied dieser zwei Workspaces und von nichts anderem. In jedem Workspace hat eine Person eine Rolle:

• Inhaber und Administrator leiten den Workspace: seine Konten, Mitglieder und Einstellungen sowie die Freigabe von Beiträgen. Nur der Inhaber verwaltet den Tarif.
• Veröffentlicher schreibt, plant und verwaltet die Warteschlangen, kann aber nicht freigeben.
• Bearbeiter schreibt und bearbeitet Beiträge und Medien und schickt sie zur Prüfung, statt sie zu planen.
• Analyst und Betrachter lesen: der Analyst mit den Zahlen, der Betrachter ohne.

Eine Person belegt in jedem Workspace, zu dem sie gehört, einen Teamplatz, also belegt jemand aus dem Team, der an drei Kunden arbeitet, in jedem der drei einen Teamplatz.

Der Kunde ist kein Mitglied. Er ist Prüfer: kostenlos, ohne Teamplatz, bis zu 25 pro Workspace, und er sieht nur die Beiträge, die ihm geschickt werden. Er gibt aus einer einzigen E-Mail heraus frei, auf seinem Handy, ohne ein Passwort, das er sich merken muss. Wie das auf seiner Seite aussieht.

In Pro und Business sehen Prüfer den Namen und das Logo deiner Agentur in der Einladung, im Posteingang, bei jedem Beitrag, im Freigabeprotokoll und in den E-Mails, mit einem kleinen „Gesendet mit SPREVA“ am Fuß. Leg es einmal fest und übernimm es dann in die anderen Workspaces, die dir gehören.

Fragt ein Kunde, was er freigegeben hat: Jede Freigabe ist mit Person, Zeitpunkt und Version auf einer Seite festgehalten, die du drucken oder als PDF speichern kannst, und „Freigaben exportieren“ fasst die eines Monats in einer CSV-Datei zusammen. Was das Protokoll festhält.

Jeder Workspace hat seinen eigenen Tarif, also kann der Tarif eines Kunden diesem Kunden in Rechnung gestellt werden oder auf der Karte der Agentur bleiben. Konten und Personen zählen pro Workspace: Starter umfasst 5 Social-Media-Konten und 3 Personen, Pro 15 und 10, Business 40 und 25. Prüfer zählen nirgends mit.

Zwei Dinge solltest du wissen, bevor du acht einrichtest. Noch gibt es keine gemeinsame Rechnung für mehrere Workspaces, also sind acht Kunden acht Tarife. Und die Testphase von 7 Tagen gibt es einmal pro Person, also probier SPREVA mit deinem ersten Kunden aus, bevor du die anderen anlegst.

Leg einen Workspace für den Kunden an, für den du am meisten postest, verbinde seine Konten, lade ihn als Prüfer ein und schick ihm die Beiträge der nächsten Woche. Prüfer sind in jedem Tarif kostenlos. SPREVA für Agenturen.