Como gerir as redes sociais de vários clientes sem publicar no cliente errado

Dê a cada cliente uma área de trabalho. Uma área de trabalho guarda as contas, a multimédia, as filas, o fuso horário, as pessoas e a definição de aprovação desse cliente, e uma publicação só pode usar as contas e a multimédia da área de trabalho onde é escrita. Muda de cliente a partir da barra lateral ou da paleta de comandos, com um só início de sessão. Cada cliente aprova como Revisor gratuito, e cada área de trabalho tem o seu próprio plano, por isso o plano de um cliente pode ser faturado a esse cliente.

Raramente é um grande erro. É um pequeno, num sítio onde está tudo misturado:

• Uma longa lista de contas. Os perfis de todos os clientes no mesmo seletor, dois deles com nomes quase iguais, e o errado à distância de um clique.
• Uma pasta de imagens partilhada. O croissant da padaria e o croissant do café parecem iguais em miniatura.
• Um só relógio para todos. Um cliente em Lisboa e outro em São Paulo, e uma publicação que sai às 9h onde ninguém está acordado.
• Toda a gente vê tudo. Um freelancer contratado para um cliente pode abrir os oito.

O cuidado ajuda, mas as paredes ajudam mais. A solução é fazer de cada cliente um sítio à parte, para que a conta errada nem sequer esteja na lista.

No SPREVA, um cliente é uma área de trabalho. Crie uma por cliente com Nova área de trabalho, no menu de áreas de trabalho da barra lateral, e cada uma começa vazia: as suas próprias contas ligadas, a sua biblioteca multimédia, as suas filas e campanhas, o seu fuso horário e o seu kit de marca.

As paredes são reais. Quando uma publicação é guardada, uma conta ou um ficheiro de outra área de trabalho fica de fora, por isso a fotografia da padaria não pode chegar à página do dentista, nem por engano. O nome da área de trabalho está no topo da barra lateral e abre o caminho de navegação, por isso sabe sempre de quem é a semana que está a ver.

Mudar de cliente é um clique na barra lateral, ou ⌘K e Mudar para com o nome do cliente. Cada fila mantém as suas horas no seu próprio fuso horário, por isso “dias úteis às 8h30” quer dizer 8h30 onde está o público desse cliente.

As pessoas são convidadas para uma área de trabalho, não para a agência, por isso cada uma só vê os clientes com que trabalha. Um freelancer que escreve para dois clientes é membro dessas duas áreas de trabalho e de mais nenhuma. Em cada área de trabalho, uma pessoa tem uma função:

• Proprietário e Administrador gerem a área de trabalho: as contas, os membros e as definições, e aprovam as publicações. Só o Proprietário gere o plano.
• Publicador escreve, agenda e gere as filas, mas não pode aprovar.
• Editor escreve e edita publicações e multimédia, e envia-as para revisão em vez de as agendar.
• Analista e Leitor só consultam: o Analista com os números, o Leitor sem eles.

Uma pessoa ocupa um lugar em cada área de trabalho a que pertence, por isso um colega que trabalha em três clientes ocupa um lugar em cada uma das três.

O cliente não é membro. É Revisor: gratuito, sem ocupar lugar, até 25 por área de trabalho, e só vê as publicações que lhe são enviadas. Aprova a partir de um e-mail, no telemóvel, sem uma palavra-passe para decorar. Como é isso do lado dele.

No Pro e no Business, os revisores veem o nome e o logótipo da sua agência no convite, na caixa de entrada, em cada publicação, no registo de aprovação e nos e-mails, com um pequeno “Enviado com SPREVA” no rodapé. Defina-o uma vez e depois copie-o para as outras áreas de trabalho de que é proprietário.

Quando um cliente pergunta o que aprovou, cada aprovação está registada com quem, quando e que versão, numa página que pode imprimir ou guardar em PDF, e Exportar aprovações junta as de um mês num ficheiro CSV. O que o registo guarda.

Cada área de trabalho tem o seu próprio plano, por isso o plano de um cliente pode ser faturado a esse cliente ou ficar no cartão da agência. As contas e as pessoas contam por área de trabalho: o Starter aceita 5 contas sociais e 3 pessoas, o Pro 15 e 10, o Business 40 e 25. Os revisores não contam em nenhum deles.

Duas coisas a saber antes de configurar oito. Ainda não há uma fatura única para várias áreas de trabalho, por isso oito clientes são oito planos. E o período experimental de 7 dias só se usa uma vez por pessoa, por isso experimente o SPREVA com o primeiro cliente antes de abrir os outros.

Abra uma área de trabalho para o cliente para quem mais publica, ligue as contas dele, convide-o como Revisor e envie-lhe as publicações da próxima semana. Os revisores são gratuitos em todos os planos. SPREVA para agências.