Du brouillon au fil d’actualité : un processus d’approbation client, étape par étape

Dans SPREVA, un processus d’approbation des publications sur les réseaux sociaux tient en deux personnes et trois boutons. L’auteur rédige une publication, choisit son heure et appuie sur Envoyer en relecture. Le client ouvre un seul e-mail, voit la publication telle que le réseau l’affichera, puis appuie sur Approuver, ce qui la programme, ou sur Demander des modifications, ce qui la renvoie avec une note. Une publication que personne n’approuve ne part pas, et chaque oui est consigné.

Tiago dirige l’agence et configure tout une fois par client. Dans Équipe, il invite Ana, la propriétaire de la boulangerie, avec le rôle Relecteur : pas de place, pas de mot de passe, et rien de l’espace de travail à part les publications qui lui sont envoyées. À quoi ressemble l’invitation de son côté.

Il décide ensuite si l’approbation devient la règle. En activant « Les publications doivent être approuvées avant de partir », dans Paramètres, Général, chaque publication est envoyée en relecture, et seul un Propriétaire ou un Administrateur peut s’en dispenser, ce qui reste consigné. Ce que la règle change pour chaque rôle.

Samedi, la boulangerie vend ses premiers pains à la courge au marché d’automne. Lundi, Marta rédige la publication qui doit y attirer du monde, à publier jeudi à 8 h :

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   Marta rédige la légende, ajoute la photo, choisit les comptes Instagram et Facebook de la boulangerie, et sélectionne jeudi à 8 h.

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   Marta appuie sur Envoyer en relecture. La publication attend, marquée En relecture ; rien n’est encore programmé.

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   SPREVA attend environ un quart d’heure au cas où d’autres publications suivraient, puis envoie à Ana un seul e-mail avec tout ce qui attend. Son lien la connecte directement.

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   Ana l’ouvre sur son téléphone entre deux fournées et voit la publication telle que chaque réseau l’affichera, légende complète comprise.

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   Ana appuie sur Approuver. La publication est programmée pour jeudi à 8 h, l’heure choisie par Marta, et Marta la voit approuvée.

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   SPREVA la publie jeudi à 8 h, et l’approbation reste attachée à la publication, comme trace.

Faites le compte. En plus de rédiger, Marta a choisi une heure et appuyé sur Envoyer en relecture. Ana a ouvert un e-mail et appuyé sur Approuver. Le reste, c’est SPREVA qui s’en est chargé.

Passons à l’autre réponse. La légende dit que le marché ouvre à neuf heures ; il ouvre à dix heures. Ana appuie sur Demander des modifications et écrit « Ça ouvre à dix heures. » La note est obligatoire, et la publication revient à Marta sous forme de brouillon, avec la note.

Marta corrige la légende et renvoie la publication, son heure déjà renseignée. Ana voit ce qui a changé depuis sa note et approuve. L’aller-retour a coûté une note et un Envoyer en relecture de plus, le tout sur la publication, pas dans une messagerie.

Si Ana n’ouvre jamais l’e-mail, un rappel lui arrive mercredi matin, et Marta peut la relancer depuis la publication. Si jeudi 8 h arrive sans un oui, la publication ne part pas : elle redevient un brouillon, et Marta est prévenue. Ce qu’il faut convenir avec un client sur les délais.

Si Marta modifie la légende après le oui, la publication retourne à Ana en gardant son heure ; Annuler rétablit la version approuvée et son approbation. Déplacer seulement l’heure conserve le oui, et le déplacement est consigné. Ce que contient le registre d’une approbation.

Le processus d’approbation client habituel, c’est une capture d’écran dans une messagerie et un oui qu’il faudra retrouver plus tard. Une approbation des contenus qui se fait sur la publication elle-même change quatre choses :

• Ajouter le client ne coûte rien. Pas de place, pas de mot de passe, pas d’outil à apprendre.
• Rien ne part sans approbation. Quand l’approbation est obligatoire, une publication sans oui retourne aux brouillons à son heure, au lieu de partir dans le fil d’actualité.
• La réponse vit sur la publication. Le oui, la note et la correction sont là où la personne suivante les trouvera, pas dans la messagerie de quelqu’un.
• Il en reste une trace. Qui a approuvé, quand et quelle version exactement, prêt à imprimer.

Pour Ana, les publications viennent de l’agence : avec les forfaits Pro et Business, son nom et son logo figurent sur tout ce qu’elle voit. Et si elle possède aussi le café d’à côté, elle garde une seule boîte de réception, avec les publications de chaque entreprise sous son nom.

Invitez un client avec le rôle Relecteur, rédigez une vraie publication, choisissez son heure et appuyez sur Envoyer en relecture. Les relecteurs sont gratuits sur tous les forfaits, jusqu’à 25 par espace de travail, et chaque forfait commence par un essai de 7 jours. Comment fonctionne l’approbation client.