Una publicación del borrador al feed: un flujo de aprobación del cliente, paso a paso

Un flujo de aprobación en redes sociales con SPREVA tiene dos personas y tres botones. El autor escribe una publicación, elige su hora y pulsa Enviar a revisión. El cliente abre un correo, ve la publicación tal como la mostrará la red y pulsa Aprobar, que la programa, o Pedir cambios, que la devuelve con una nota. Una publicación que nadie aprueba no se envía, y cada sí deja un registro.

Tiago dirige la agencia y lo configura una vez por cliente. En Equipo, invita a Ana, la dueña de la panadería, como Revisor: sin plaza, sin contraseña y sin ver nada del espacio de trabajo salvo las publicaciones que se le envían. Cómo se ve la invitación desde su lado.

Luego decide si la aprobación es la regla. Con “Las publicaciones necesitan aprobación antes de salir” activado, en Ajustes, General, cada publicación se envía a revisión; solo un Propietario o Administrador puede saltársela, y queda registrado. Qué cambia la regla para cada rol.

El sábado la panadería vende sus primeros panes de calabaza en el mercado de otoño. El lunes Marta escribe la publicación que debería llevar gente hasta allí, para que salga el jueves a las 8:00:

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   Marta escribe el texto, añade la foto, marca las cuentas de Instagram y Facebook de la panadería y fija el jueves a las 8:00.

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   Marta pulsa Enviar a revisión. La publicación espera, marcada como En revisión; todavía no hay nada programado.

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   SPREVA espera más o menos un cuarto de hora por si llegan más publicaciones, y luego envía a Ana un solo correo con todo lo pendiente. Con el enlace del correo, entra directamente.

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   Ana lo abre en el teléfono entre dos hornadas de pan y ve la publicación tal como la mostrará cada red, con el texto completo.

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   Ana pulsa Aprobar. La publicación queda programada para el jueves a las 8:00, la hora que eligió Marta, y Marta la ve aprobada.

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   SPREVA la publica el jueves a las 8:00, y la aprobación se queda con la publicación como registro.

Cuenta los botones pulsados. Además de escribir, Marta eligió una hora y pulsó Enviar a revisión. Ana abrió un correo y pulsó Aprobar. Lo demás fue cosa de SPREVA.

Ahora la otra respuesta. El texto dice que el mercado abre a las nueve; abre a las diez. Ana pulsa Pedir cambios y escribe “Abre a las diez”. La nota es obligatoria, y la publicación vuelve a Marta como borrador, con la nota.

Marta corrige el texto y vuelve a enviar la publicación, con su hora ya rellenada. Ana ve qué cambió desde su nota y aprueba. La vuelta costó una nota y un Enviar a revisión más, todo en la publicación, no en un chat.

Si Ana nunca abre el correo, le llega un recordatorio el miércoles por la mañana, y Marta puede recordárselo desde la publicación. Si llega el jueves a las 8:00 sin un sí, la publicación no se envía: vuelve a ser un borrador y se avisa a Marta. Qué acordar con un cliente sobre los plazos.

Si Marta cambia el texto después del sí, la publicación vuelve a Ana, con la misma hora; Deshacer recupera la versión aprobada y la aprobación. Mover solo la hora mantiene el sí, y el cambio queda registrado. Qué guarda el registro de una aprobación.

El proceso habitual de aprobación del cliente es una captura en un chat y un sí que luego hay que volver a encontrar. Un proceso de aprobación de contenidos en la propia publicación cambia cuatro cosas:

• Añadir al cliente no cuesta nada. Sin plaza, sin contraseña, sin herramienta que aprender.
• No sale nada que nadie haya aprobado. Con la aprobación obligatoria, una publicación sin un sí vuelve a los borradores a su hora, en lugar de salir al feed.
• La respuesta vive en la publicación. El sí, la nota y la corrección están donde los encuentra la siguiente persona, no en el chat de alguien.
• Después queda un registro. Quién aprobó, cuándo y exactamente qué versión, listo para imprimir.

Para Ana, las publicaciones vienen de la agencia: en los planes Pro y Business, el nombre y el logotipo de la agencia están en todo lo que ve. Y si también es dueña de la cafetería de al lado, sigue teniendo una sola bandeja de entrada, con las publicaciones de cada empresa bajo su nombre.

Invita a un cliente como Revisor, escribe una publicación real, elige su hora y pulsa Enviar a revisión. Los revisores son gratis en todos los planes, hasta 25 por espacio de trabajo, y todos los planes empiezan con una prueba de 7 días. Cómo funciona la aprobación del cliente.