El cliente nunca aprobó la publicación, y salió igualmente

Activa “Las publicaciones necesitan aprobación antes de salir” en Ajustes, General, y cada publicación se envía primero a revisión. Los publicadores y los agentes de IA envían las publicaciones a revisión en lugar de programarlas, y nadie aprueba una publicación que envió él mismo. Los propietarios y administradores aún pueden programar sin revisión, y queda registrado. Una publicación que nadie aprobó a su hora no se envía, y cambiar una publicación aprobada la devuelve a revisión.

Pregunta a una agencia cómo se publicó algo sin aprobación y la respuesta casi nunca es “lo decidimos así”. Es una de estas:

• La hora cambió. La publicación estaba prevista para el viernes, y el cliente responde los jueves. Alguien la movió al miércoles para llenar un hueco, y salió sin que el cliente la viera.
• El texto se corrigió después del sí. Una errata, un hashtag, un precio corregido en el último momento: pequeños cambios que suman una publicación que el cliente nunca vio.
• Alguien la programó con prisas. Una compañera que sustituía a alguien de baja encontró un borrador terminado, lo dio por aprobado y lo programó.
• La programó una herramienta. Una integración o un agente de IA hizo lo que se le pidió, y nadie le pidió que esperara.

Ninguno de estos casos es un descuido. En cada uno, alguien hace su trabajo en un espacio de trabajo que no sabe qué publicaciones están aprobadas. La solución es un flujo de aprobación para redes sociales por el que pasen todas las puertas.

En SPREVA es un solo ajuste, “Las publicaciones necesitan aprobación antes de salir”, en Ajustes, General, para propietarios y administradores. Se aplica a todas las vías por las que puede salir una publicación: el editor, la importación en lote, la API y los agentes de IA.

Después invita a quien aprueba, normalmente el cliente, como Revisor: gratis, sin ocupar plaza y viendo solo las publicaciones que se le envían. Mientras no haya ninguno, se pide la aprobación a los propietarios y administradores. Cómo aprueba el cliente desde su teléfono.

Déjalo desactivado cuando nadie más tiene que decir que sí: un equipo de una sola persona solo se estaría preguntando a sí mismo, y nadie aprueba su propia publicación. Con el ajuste desactivado, cualquiera que escriba publicaciones puede enviar una a revisión para que la mire otra persona.

Una vez activado, el botón del editor depende de quién escribe, y la hora o la cola se eligen antes, así que aprobar no pide nada más:

• Un Editor ve Enviar a revisión, igual que con la aprobación desactivada: escribe la publicación, elige cuándo sale y la envía.
• Un Publicador ve Enviar a revisión donde antes estaba Programar. No puede programar una publicación sin aprobación, ni aprobar ninguna.
• Un Propietario o Administrador ve además Programar sin revisión, para el día en que no se puede localizar al cliente y la publicación no puede esperar. Queda registrado exactamente como eso, nunca como una aprobación.
• Un agente de IA que programa una publicación la envía a revisión en su lugar, y lo dice. Los agentes y las claves de API nunca pueden aprobar: una aprobación es una persona.

Una publicación en revisión no está programada; espera. Los revisores reciben un solo correo con todo lo pendiente más o menos un cuarto de hora después de que se envíe la última publicación, y luego un recordatorio un día antes de la hora más próxima. Con ese recordatorio, se avisa al autor de que todavía nadie ha respondido, y puede recordárselo al revisor desde la publicación.

Si llega la hora y nadie ha aprobado, la publicación no se envía. Vuelve a ser un borrador y se avisa a quien la escribió, para que pueda recibir una nueva hora y volver a revisión. Nada sale porque se haya agotado el tiempo.

Una aprobación es de una versión. Cambia el texto, una imagen o las cuentas de una publicación aprobada y vuelve a revisión, con la misma hora. El editor avisa antes del primer cambio, y Deshacer recupera la versión aprobada y su aprobación.

Mover solo la hora no vuelve a preguntar al cliente: una publicación que sale una hora más tarde sigue siendo la que aprobó el cliente. El cambio queda registrado, y el cliente lo ve en la publicación. Qué guarda el registro de una aprobación.

Activa la aprobación en el espacio de trabajo de un cliente, invita al cliente como Revisor y envíale las publicaciones de la semana que viene. La aprobación funciona en todos los planes, los revisores son gratis hasta 25 por espacio de trabajo y no ocupan plaza, y todos los planes empiezan con una prueba de 7 días.