“Não foi isso que eu aprovei”: o que mostrar para o cliente

Quando um cliente contesta uma publicação, não basta provar que ele aprovou alguma coisa: você precisa provar que ele aprovou isto. Um registro que vale a pena guardar diz quem aprovou, quando e exatamente qual versão, e se a publicação mudou depois. No SPREVA, cada aprovação deixa esse registro sozinha, no momento em que o cliente toca em Aprovar. Ele pode ser impresso ou salvo em PDF, e um CSV reúne as decisões de um período.

A maioria das aprovações é uma resposta no chat: um joinha embaixo de um print, “ficou ótimo” embaixo de um rascunho, “pode seguir” no fim de uma ligação. Cada uma é real, e cada uma é fraca do mesmo jeito: não diz a qual versão respondeu. O print foi tirado antes de o preço ser corrigido; a ligação tratou de quatro publicações de uma vez.

Também nem sempre diz quem: num grupo, quem respondeu pode não ser quem decide. E um mês depois, achar a mensagem significa rolar a tela enquanto o cliente espera.

Seja qual for a ferramenta que você usa, uma aprovação que vale a pena guardar responde a quatro perguntas sem ninguém precisar lembrar:

• Quem. Uma pessoa com nome, com o e-mail que tinha naquele dia, não um apelido no chat.
• Quando. O momento em que aprovou, em um fuso horário que os dois lados leem do mesmo jeito.
• O quê, exatamente. A legenda de cada conta, as imagens e as contas como estavam naquele momento, e se algo mudou depois.
• O que veio antes. As rodadas anteriores e as observações que pediram mudanças, para o sim poder ser lido no contexto.

No SPREVA, a própria aprovação cria esse registro: o nome e o e-mail do cliente como estão naquele dia, o momento, e uma cópia exata do que foi mostrado a ele, com a impressão digital, um SHA-256 que seria outro se uma única palavra, arquivo ou conta fosse diferente. As rodadas anteriores ficam junto, com as observações.

Publicações mudam depois da aprovação: um erro de digitação, um preço, uma foto melhor. No SPREVA, mudar a legenda, uma imagem ou as contas de uma publicação aprovada a manda de volta para aprovação, mantendo o horário. Se a mudança foi um descuido, Desfazer traz de volta a versão aprovada e a aprovação.

Mudar só o horário é diferente: a publicação continua sendo a que foi aprovada, então não é revisada de novo. A mudança fica anotada no registro, com quem fez, e o cliente vê isso na publicação.

Cada publicação aprovada tem um Registro de aprovação na própria página, feito para ser impresso: a publicação como foi aprovada, quando estava prevista e quando foi publicada, quem aprovou e o e-mail dessa pessoa naquele dia, o momento em UTC e no fuso horário do espaço de trabalho, a versão com a impressão digital, e as rodadas anteriores. O navegador imprime ou salva em PDF.

Para um período, Exportar aprovações, em Publicações, gera um CSV com uma linha por decisão: quem aprovou ou pediu mudanças, quando e em qual versão, para um intervalo de datas e, se você quiser, uma campanha. É o arquivo para anexar a um relatório mensal.

Um registro não é uma arma, e o cliente que escreve “não foi isso que eu aprovei” costuma estar preocupado, não hostil. Abra o registro antes de responder: ou a publicação saiu como foi aprovada, ou mudou depois, e os dois casos são mais fáceis de conversar com o registro na mão do que de memória.

Se saiu como foi aprovada, diga isso com clareza, anexe o registro e ofereça o que você pode fazer agora:

Se mudou depois da aprovação, diga isso também, e o que você vai fazer diferente. Um registro encontra um deslize da sua própria equipe com a mesma facilidade com que mostra o que o cliente aprovou.

Convide um cliente como Revisor, envie uma publicação para ele e abra o Registro de aprovação dela assim que ele aprovar. Revisores são gratuitos em todo plano, até 25 por espaço de trabalho, e todo plano começa com um teste de 7 dias. Como funciona a aprovação do cliente.